Розподілені команди та ремоут: переваги нової реальності та допоміжні інструменти

В той час як для більшості організацій вимушений перехід на ремоут став неабияким викликом, у світі вже давно існують компанії без прив’язки до фізичних офісів.

Stack Overflow, Zapier, Stripe, Automattic, InVision, GitHub та багато інших компаній завжди працювали віддалено та мали розподілені команди. Це не стало на заваді досягти успіху на ринку.

Ці компанії надають командам необхідне обладнання та софт, оплачують декретну відпустку та допомагають організувати робочий простір вдома. Як саме їм вдається побудувати роботу та тримати все під контролем, не маючи щоденної офлайн комунікації?

Сьогодні ми поговоримо про тренд віддаленого формату роботи та запропонуємо шляхи ефективного менеджменту розподілених команд.

Цього року 36% працюючого населення України перейшли повністю на віддалений формат роботи. На період карантину лише 4% компаній не запровадити дистанційку. А 5 липня Микола Палієнко, CEO компанії EVO (Prom.ua), взагалі повідомив у себе на Facebook сторінці, що компанія назавжди переходить на віддалений формат.

Однак, карантин — не єдина причина зростаючої популярності розподілених команд. Є й інші фактори, які ми далі розглянемо.

За рахунок віддаленої роботи знижуються адміністративні та операційні витрати. Витрати на нерухомість, електроенергію, підтримання чистоти, догляд за офісними меблями та технікою, доставки. Багато інших джерел витрат просто нівелюються, бо стають непотрібними.

Дорога до офісу вимагає не лише додаткового часу, а й коштів: витрати на пальне та паркування, проїзд у громадському транспорті або таксі. Люди, які живуть у передмісті, можуть годинами стояти у заторах. В результаті дістаються до офісу виснажені та не налаштовані на продуктивну роботу.

Давай підрахуємо. Припустимо, якщо на збори вранці витрачати 1 годину і ще 2 години на саму поїзду до/від офісу, то виходить майже 60 годин на місяць (для розрахунку беремо 4 тижні), а за рік — взагалі 720 годин, що дорівнює 1 місяцю.

Згідно дослідженню Global Workforce Analytics, якби люди працювали з дому хоча б половину всього часу, то за рік ми могли б зекономити 64 мільярди доларів на пальному.

Перехід на ремоут може бути корисним для навколишнього середовища, так як менше людей користуватимуться транспортом та відповідно менше шкідливих викидів потраплятимуть в повітря.

Компанії Dell, Xerox та Aetna багато зусиль вкладають у захист екології шляхом формування розподілених команд. Наприклад, Xerox зекономив більше 15 мільйонів літрів газу та 40 мільйонів кілограмів викидів CO2 в повітря.

Організація робочого процесу з розподіленими командами передбачає багато труднощів. Тому далі ми поговоримо про те, як краще організувати віддалену роботу та запропонуємо деякі інструменти, які в цьому допоможуть.

Поспілкувавшись з нашими менеджерами, можемо виділити три основні компоненти успіху роботи з розподіленими командами:

• сама команда
• інструменти
• процес

Розглянемо кожен з них детальніше.

Наймаємо виконавців та притримуємося принципу “get work done”. Таким чином ти зможеш швидше та ефективніше досягти цілей, встановлених на рівні компанії. Метт Мулленвіґ, CEO та фаундер компанії WordPress, чия команда працює дистанційно, коментує: “Ми фокусуємося на двох речах, коли наймаємо людей. По-перше, знаходимо найкращих. По-друге, дозволяємо їм робити їхню роботу. Просто не втручаємося і не стаємо на їхньому шляху”.

Тому варто наймати правильних людей, щоб бути впевненим у виконанні задач та результаті. Крім того, наймай людей, яким довіряєш, і довіряй людям, яких наймаєш.

Якщо ти сформуєш команду, де усі зацікавлені в роботі і довіряють один одному, то можеш бути впевнений, що робота з дому не повпливає на результативність.

Управління розподіленими командами вимагає використання програм, які ти раніше міг не використовувати в офісі. Ми хочемо запропонувати нові інструменти, які можуть значно полегшити дистанційку.

Функціональний продукт для планування та організації процесів, співпраці та комунікації. Дозволяє планувати роботу в Kanban бордах, кастомізувати процеси необхідними кроками та етапами, візуалізувати частини проєкту в таймлайнах, слідкувати за задачами, призначати виконавців та багато іншого. Має вбудований календар, багато шаблонів проєктів, функцію управління файлами та версіями. Є внутрішній чат.

Ціна:
14-денна безкоштовна пробна версія
$45 за місяць (40 проєктів, 15 GB пам’яті для файлів, безліміт на юзерів)

Дуже корисний інструмент для тих, хто працює з дому, де є багато шуму та сторонніх звуків. Наприклад, плач дітей, гавкіт собаки чи звуки ремонту. Цей інструмент дозволяє мінімізувати шум під час дзвінків: видаляє усі фонові звуки та дозволяє нормально спілкуватися з колегами. Можна вбудувати в Skype, Slack, Zoom та багато інших месенджерів.

Ціна:
Безкоштовно із обмеженними функціями для Windows, Mac, Chrome, iPhone та iPad
$3.33 за місяць (розширена версія Pro та Teams)

Підтримувати баланс робота-дім — завжди виклик, а при дистанційній роботі — поготів. Часто розподілені команди мають людей з різних куточків світу і комунікацію треба підлаштовувати так, щоб не зателефонувати колезі посеред ночі і не поставити на ноги всю сім’ю.

Якщо члени твоєї команди розкидані по різних часових поясах, Timezone.io буде дуже корисним у плануванні дзвінків та конференцій. Ти бачитимеш, який час підходить для усіх і не турбуватимеш колег у неробочий час.

Ціна:

Безкоштовно

Отже, останній компонент ефективного управління розподіленими командами — це стабільний процес. Важливо встановити правила дистанційної роботи, прописати свої внутрішні політики та слідувати єдиному процесу.

Перш за все, твоя розподілена команда повинна мати спільне бачення того, що вони роблять, та розуміти, що має бути досягнуто в результаті. Коли ти бачиш, що всі рухаються в одному напрямку, до однієї цілі, шанси на успіх — високі.

Не важливо, наскільки велика твоя команда, щоденні/щотижневі/щомісячні онлайн-мітинги мають проводитися для обговорення статусу та прогресу. Як менеджер ти маєш проводити one-to-one мітинги з колегами, щоб зрозуміти, як виконується індивідуальна робота, а також поспілкуватися та обговорити, чого для людини не вистачає для роботи або що його/її хвилює.

Автоматизуємо все, що можна автоматизувати. По-перше, це допоможе зменшити мануальну роботу та зекономити час на виконання рутинних задач. По-друге, твоя команда зможе сфокусуватися на більш важливих задачах.

Наприклад, Zapier дозволяє автоматизувати процеси шляхом з’єднання різних програм/додатків та упорядкування різних компонентів процесу. Внутрішній девіз компанії звучить як “Не будь роботом, побудуй робота”.

Ми обговорили переваги роботи розподілених команд для бізнесів і для працівників та надали рекомендації, які допоможуть ефективніше керувати такими командами. Ось, що варто запам’ятати:

1. Роботу з дому варто розглядати як позитивне явище. Залишатися вдома корисно не лише для екології, а й для твоєї кишені.
2. Пам’ятай про довіру в межах своєї команди. Об’єднай усіх членів команди навколо однієї цілі та відповідно вибудуй процес.
3. Використовуй правильні інструменти для керування проєктом (ProofHub), ефективного планування дзвінків (Timezone.io) та їх безперешкодного проведення (Krisp).
4. Організуй процес розумно та автоматизуй ті його частини, які піддаються автоматизації.